¿Aún armas contratos en papel? Esta solución es más ecológica, barata y te evita multas
En vez de papel sólo se crean archivos electrónicos que pueden ser impresos, pero que se almacenan en línea y que incluso pueden ser buscados por un explorador en tu propio sistema de archivos.
Si tienes dos empleados hacerle al liquidación de sueldo no es un problema tan serio. Lo puede hacer un contador, la firman, y está listo.
Pero si los papeles se pierden, ¿cómo demuestras que tu trabajador que está a punto de pasar a contrato indefinido sigue a plazo?
El gestor documental permite ahorrar tiempo y minimizar los errores en la confección de documentos, como contratos, pues tiene una amplia biblioteca de documentos en los que la empresa se puede basar fácilmente para ajustarlos a sus necesidades”, dice Andreas Wiechert, gerente general de e-certchile.
Ese sería un problema solucionable.
Imagina que creces al punto que incluso, teniendo en tu mano toda la documentación, alcanzas a terminar los contratos a plazo o a tramitar las licencias médicas.
Ahí las multas y los juicios laborales empiezan a multiplicarse.
Y aunque parece caricatura no lo es tanto porque, simplemente, las empresas crecen, pero no lo hacen de manera orgánica. Y la razón es lógica: prefieren gastar en aquello que hace que aumenten los ingresos, pero postergan aquellas áreas vistas como “menos productivas”, donde la principal es la de Recursos Humanos.
Y el área comienza a verse atochada por una gran cantidad de trabajo, muchos archivos que se empiezan a perder y con un desorden que tiene más que ver con que la empresa no pensó en ellos y que sólo mira el área cuando empiezan a aparecer estos problemas.
Ese es el principal problema que vienen a solucionar dentro de las empresas los gestores documentales, una solución que en nuestro país ofrece e-certchile, una empresa ligada a la Cámara de Comercio de Santiago y que busca no reemplazar a ninguna persona de Recursos Humanos de la empresa sino que, por el contrario, alivianarles la pega a través de una serie de funciones especialmente enfocadas en la legislación laboral chilena y en las necesidades de las empresas nacionales.
¿Cómo? A través de una plataforma que completa la función de Gestor Documental desde la nube.
La mecánica es simple: en vez de papel sólo se crean archivos electrónicos que pueden ser impresos, pero que se almacenan en línea y que incluso pueden ser buscados por un explorador en tu propio sistema de archivos.
Así los archivos están resguardados en los data center de e-certchile pero pueden ser consultados 24×7 desde cualquier lugar por la empresa.
Además, dice Andreas Wiechert, gerente general de e-certchile, “el gestor documental no sólo almacena, también gestiona con alertas plazos y fechas importantes y, algo que es muy importante, permite ahorrar tiempo y minimizar los errores en la confección de documentos, como contratos, pues tiene una amplia biblioteca de documentos en los que la empresa se puede basar fácilmente para ajustarlos a sus necesidades”.
Por ejemplo, un contrato de trabajo estándar es completamente modificable a través de la plataforma, pero los datos estándar, como en nombre de la empresa y de quienes firman se pueden agregar solo una vez y se van introduciendo automáticamente en donde corresponde en el documento.