La solución que elimina los papeles de tu empresa y te ayuda a ahorrar un 40% en tus costos de administración

Una empresa y el papel generalmente van de la mano.

Guías de despacho, facturas, permisos, contratos…suma y sigue.

A veces incluso hay oficinas que parecen bodega de papel más que áreas productiva de la empresa y es que así es: esas áreas son muy poco productivas. Y lo que más necesita una pyme es productividad.

El gestor documental permite ahorrar tiempo y minimizar los errores en la confección de documentos, como contratos, pues tiene una amplia biblioteca de documentos en los que la empresa se puede basar fácilmente para ajustarlos a sus necesidades”, dice Andreas Wiechert, gerente general de e-certchile.

Por eso es que hoy en las empresas de gran tamaño casi no se usa el papel. De hecho, las firmas de los correos electrónicos tienen generalmente una línea en la que te recomiendan cuidar el medioambiente y no imprimir.

Esto tiene mucho de la tendencia de ayudar al medioambiente, pero también de conveniencia. Es que, según cifras de la Association for Information and Image Management (AIIM), una empresa que deja de usar papel y sube todo a una plataforma tecnológica como el Gestor Documental de e-certchile, filial de la Cámara de Comercio de Santiago, en promedio ahorra cerca de un 40% de sus costos administrativos, ítem que representa entre un 5% y un 15% de sus ingresos totales.

Así funciona un gestor documental

Esto principalmente por los ahorros en costos pero también tiempo de personal, de buscar, de archivar y de trasladar los documentos.

Así, con un Gestor Documental, en vez de papel se crean archivos electrónicos que pueden ser impresos, pero que se almacenan en línea y que incluso pueden ser buscados por un explorador en tu propio sistema de archivos.

Así los archivos están  resguardados con altos niveles de seguridad y pueden ser consultados 24×7 desde cualquier lugar por la empresa.

Además, dice Andreas Wiechert, gerente general de e-certchile, “el gestor documental no sólo almacena, también gestiona con alertas plazos y fechas importantes y, algo que es muy importante, permite ahorrar tiempo y minimizar los errores en la confección de documentos, como contratos, pues tiene una amplia biblioteca de documentos en los que la empresa se puede basar fácilmente para ajustarlos a sus necesidades”.

Por ejemplo, un contrato de trabajo estándar es completamente modificable a través de la plataforma, pero los datos estándar, como en nombre de la empresa y de quienes firman se pueden agregar solo una vez y se van introduciendo automáticamente en donde corresponde en el documento.

Si quieres conocer la plataforma de gestión documental de e-certchile puedes hacer click aquí