Conoce el sistema chileno diseñado para aumentar la productividad y evitarle multas a tu compañía

¿Cuántos papeles usas en el día a día de tu oficina?

Muchos más de los que necesitas, pero muchos menos de lo que usarías si te hubiéramos hecho esta pregunta hace cinco años.

Esto, además, tiene que ver con que el papel hoy es incómodo de usar, almacenar y ubicar, versus su sustituto natural: el documento electrónico, que es portable, indexable,  desechable y limpio.

Lógica simple. Pero, si es así de lógico y directo, ¿Por qué existen más posibilidades que uses papel en tu trabajo que en tu casa?

Principalmente por dos motivos.

Uno, porque la cultura de las empresas cambia de manera más lenta que su entorno y, por otro lado, porque el papel seguía siendo hasta hace muy poco el único registro seguro de información sensible y el único con valor legal a la hora de autorizar documentación.

Pero eso hasta hace un tiempo porque empresas como e-certchile, que en Chile funciona con el respaldo de la Cámara de Comercio de Santiago, tienen sistemas que no sólo permiten el almacenamiento seguro y con máxima disponibilidad de todo tipo de documentación e información sensible para las compañías, sino que también permite la firma electrónica de estos documentos de manera remota.

O sea, todo lo que una empresa necesita cargado en un sistema cerrado, con interfaz segura y con máxima disponibilidad 24×7, desde cualquier parte del mundo.

Más productividad

Esta innovación de e-certchile se llama gestor documental y está diseñado para además ahorrar dinero a las empresas que lo utilizan no sólo por el almacenamiento y la pérdida de papeles sino que porque contempla varios sistemas que permiten que la documentación que están generando y almacenando cumpla con la legalidad existente.

Por ejemplo, uno de los grandes problemas que tienen las compañías que tienen una gran masa de trabajadores es que los despidos, incorporaciones y, por sobre todo, las renovaciones automáticas de contratos se realizan con cierto retraso. Esto no debería ser así pero generalmente el departamento encargado de estas tareas tiene muchas otras tareas, por lo que los retrasos y olvidos pueden ocurrir.

Con el Gestor Documental de e-certchile estos errores se minimizan pues existen sistemas de alertas y avisos que, mientras por un lado ajustan a la legalidad existente y a proformas los documentos que se quieren elaborar, también permite la programación de alertas que inmediatamente emiten, por ejemplo, renovaciones o finiquitos a contratos a plazo, para evitar que se pase la fecha de hacerlo y la empresa termine en multas.

Un aporte que se ha calculado que, en otros países del mundo que usan sistemas similares, hace aumentar de una sola vez en 40% la productividad de tu compañía.

Si quieres conocer más sobre el Gestor Documental de e-certchile puedes hacer click aquí