Firma Electrónica: Seis preguntas que te ayudarán a entender qué es y cómo se utiliza

La Firma Electrónica comenzó a utilizarse por primera vez en Chile hace alrededor de dos décadas. Con el paso de los años, y cada vez con más fuerza, esta solución digital se ha ido posicionando como una alternativa efectiva para reemplazar a la firma tradicional.

Al igual que en el resto del mundo, en el país son cada vez más los usuarios que optan por esta solución digital motivados por ventajas como sus mayores niveles de seguridad y el ahorro de costo y tiempo.

Sin embargo, aún algunas personas tienen dudas en torno a sus posibles usos y funcionamiento. Por eso, el Gerente Comercial y Marketing de e-certchile, Edwin Armijo, respondió seis preguntas para comprender mejor para qué sirve y cómo los usuarios pueden beneficiarse de esta herramienta.

¿Qué es la Firma Electrónica?

La firma electrónica es una herramienta que permite verificar la autoría de un documento o transacción electrónica. Es el equivalente digital a la firma de puño y letra de una persona, y cuenta con la misma validez legal que una firma manuscrita.

Específicamente, se trata de un conjunto de datos electrónicos protegidos que permiten a los usuarios ratificar que son ellos quienes firman o emiten un documento digital.

¿Para qué se utiliza?

“La Firma Electrónica tiene diversos usos pero entre los principales se encuentran la posibilidad de facturar electrónicamente en el portal del Servicio de Impuestos Internos (SII) y, en el caso de la Firma Electrónica Avanzada, la posibilidad de crear o formalizar un negocio en el sitio ‘Tu Empresa en un Día’”, señaló Armijo.

Además, esta herramienta también puede ser utilizada en diversos trámites como contratos bancarios electrónicos, pago automático de cuentas, documentos electrónicos laborales, contratos de fondos mutuos, contratos de valores de oferta pública, certificados de revisión técnica, permiso electrónico de circulación, certificados de situación al día, receta médica electrónica, entre muchos otros.

¿En qué se diferencia la Firma Electrónica Simple y la Avanzada?

La diferencia entre Firma Electrónica Simple y Avanzada se da principalmente por el nivel de seguridad que tiene cada una. Si bien ambas tienen la misma validez legal y se encuentran encriptadas, con la Firma Electrónica Simple el certificado se descarga directamente desde internet y se accede a él a través de una contraseña de acceso. En este caso la información queda almacenada en el computador del usuario.

La Firma Electrónica Avanzada requiere que el usuario se dirija presencialmente a la empresa certificadora para corroborar su identidad. En esta alternativa los datos permanecen almacenados en un e-token, un dispositivo seguro similar a un pendrive.

Según el tipo de trámite, se requerirá de una firma Avanzada o una Simple, por eso el usuario debe decidir cuál es la mejor opción según sus necesidades. Por lo general, la firma Simple suele ser ligeramente más económica que la Avanzada, pero esta última puede utilizarse para más variedad de trámites.

¿Cuánto dura el certificado digital?

Los usuarios pueden optar por obtener su Firma Electrónica con una duración de  uno, dos o tres años. Una vez finalizado este período debe realizarse la renovación del certificado digital.

¿Cuáles son las ventajas de la Firma Electrónica en comparación a la firma tradicional?

Esta pregunta tiene varias aristas, ya que las ventajas en la Firma Electrónica abordan beneficios que incluyen tanto temas de costos, como de tiempo y seguridad.

En primer lugar, la utilización de Firma Electrónica reduce considerablemente el tiempo que demoran las personas y empresas en realizar trámites y ayuda a automatizar la gestión y almacenamiento de documentos.

Al mismo tiempo, al ser digital, ahorra los costos asociados al uso de papel,  almacenamiento y administración de archivos, mientras ayuda a la preservación del medioambiente. Adicionalmente, permite ahorra dinero en traslados ya que la Firma Electrónica puede utilizarse a distancia, desde cualquier computador.

“En términos de seguridad, la Firma Electrónica reduce significativamente los riesgos de falsificación de firma o suplantación de identidad. Adicionalmente, al optar por una empresa certificadora acreditada, como e-certchile, los usuarios se aseguran de que sus datos y su certificado digital cumplan con estándares internacionales de seguridad”, destacó el Gerente Comercial y Marketing de e-certchile.

¿Quién puede utilizar Firma Electrónica?

Al igual que la cédula de identidad o una firma manuscrita, la Firma Electrónica está asociada a una persona en particular. Más allá de esto, su uso puede ser tanto con fines particulares, como en empresas, u organismos del Estado.