Las nuevas tecnologías enfocadas en optimizar los documentos empresariales

En el marco de la ley 19.799 sobre documentos y firmas electrónicas, se ha hecho indispensable para las empresas contar con sistemas electrónicos que resuelvan problemas de autenticidad y seguridad sobre los documentos electrónicos, permitiendo que estos puedan validarse formalmente.

De hecho, los documentos de carácter privado que hacen uso de la firma electrónica, como la que ofrece e-certchile, una compañía que cuenta con el respaldo de la Cámara de Comercio de Santiago, son válidos legalmente, teniendo el mismo efecto que los contratos celebrados por escrito y en soporte en papel, con excepción de aquellos que la ley exige una solemnidad especial.

Así, las empresas pueden contratar personal, vender servicios y realizar un sinfín de operaciones a través de una plataforma, que certifica la validez, detalla el momento en que se realiza la operación y autentifica a los sujetos de ella.

Menos gasto y espacio

Además, el espacio para almacenar documentación es cada vez más escaso y más caro, por lo que la solución al que todas las compañías están transitando es a hacerlo todo de manera digital.

Esto ha maximizado tiempos y reducido costos, en un avance que dicen desde la Association for Information and Image Management (AIIM), permite incrementar en  71,9% la productividad de las áreas en que se usa.

Aquí, el Time Stamping se une con un sistema Gestor Documental, que permite estructurar mejor la información, la organización y a tener la documentación a la mano a la hora de trabajar, maximizando tiempos, y evitando la pérdida que se genera al solo buscar documentación, lo que no es en sí mismo una tarea productiva.

Además, el Gestor Documental de e-certchile permite construir un repositorio con la información de la empresa, la colaboración entre los usuarios y dispone de una mejor información para la toma de decisiones, lo que permite un mejor resultado en la productividad en la empresa a través de prácticas compartidas, mejorar las relaciones con los clientes, obtener ciclos de ventas más rápidos y mejorar el tiempo de comercialización de sus productos.

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